Do zadań Referatu Organizacyjno - Administracyjnego należy administracyjno - gospodarcza obsługa Urzędu a w szczególności:
- przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
- prowadzenie ewidencji korespondencji,
- prowadzenie centralnego rejestru zarządzeń skarg, wniosków oraz innych pism wpływających do Urzędu,
- przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza i Sekretarza,
- prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
- nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
- prowadzenie archiwum zakładowego,
- przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych referatów,
- utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
- prowadzenie adaptacji i remontów i napraw oraz konserwacja budynku, Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
- analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
- zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
- prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
- prowadzenie gospodarki drukami i formularzami
- prowadzenie księgi inwentarzowej,
- prowadzenie centralnych rejestrów kancelaryjnych przewidzianych instrukcją kancelaryjną,
- zapewnienie obsługi i techniczno- materialnych warunków pracy komisji wyborczych we wszystkich wyborach oraz w przeprowadzanych referendach i konsultacjach społecznych,
- prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
- organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
- przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
- zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych Urzędu,
- przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
- zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- ewidencja czasu pracy pracowników,
- kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych,
- okresowa analiza stanu bhp,
- stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
- przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
- zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
- przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
- rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
- udział w dochodzeniach powypadkowych,
- współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy,
- udział w pracy zakładowej komisji bhp,
- ochrona przeciwpożarowa Urzędu,
- ochrona systemów i sieci informatycznej,
- prowadzenie spraw z zakresu promocji gminy,
- organizowanie współpracy Gminy z zagranicą,
- utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu.
|
